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佳木斯市物业管理协会管理制度
发布日期:2016-06-28 11:09:46

 

为促进本会规范运作、科学发展,依据《佳木斯市物业管理协会章程》制定本制度。 
 
佳木斯市物业管理协会财务管理制度
 
 第一条 本会财务工作职责和管理。
 (一)协会的财务工作人员应严格执行《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》等有关法律法规及政策。
 (二)秘书处负责编制协会年度收支计划,报会长办公会议审议,提交理事会审定,并组织贯彻执行。
 (三)负责固定资产增减变动的会计核算和监督以及固定资产的清查盘点工作,全面反映和监督固定资产的增、减值和变动情况。
 (四)根据协会的收支情况,编制财务报表分别报会长、秘书长;半年财务报表报理事会,年度财务报表报社团登记管理机关。
 (五)负责应收款、应付款和现金银行存款的管理,以及日常经费报销工作,并做好清算拖欠款及催收工作,保证资金的完整、安全。
 (六)接受财税机关和登记管理机关对财务工作的检查、监督和财务审计工作。
 (七)负责保管会计档案以及固定资产等资料,负责电算化系统的使用。
 第二条 本会经费的管理。
 (一)协会经费开支按照预算在先、开支在后的原则进行。每年的费用开支情况须向理事会报告。
 (二)报销手续。凡一切合法报销凭证必须由经办人签名,并注明原因及用途,经会计人员审核后报会长或秘书长审批。
 (三)审批权限按协会通过的有关规定执行。
 (四)会计人员调动工作或离职时,必须与接管人员办清交接手续。协会换届或更换法定代表人之前,必须接受财务审计。
 (五)因公需借款的审批权限按协会通过的有关规定执行。
  第三条本会人员工资及福利
 (一)协会秘书处专职人员的工资及福利参照国家对事业单位有关规定执行。
 (二)聘任制秘书长的工资福利由理事会决定。
 (三)协会聘用专家的聘金参照相关单位的有关规定执行。
 (四)临时聘用人员的聘金参照国家对事业单位的有关规定由秘书处拟定后报会长批准。
 第四条 本会固定资产的管理。
 (一)固定资产管理的内容包括购置、维修与改良、调拨、移交、报废、处置及盘点等。
 (二)协会秘书处是固定资产实物管理部门,负责固定资产的购置和安全等方面的日常管理工作,具体包括:编制固定资产目录,设立固定资产卡片,办理固定资产的申购、验收、移交、报废、处置等手续,组织固定资产的清查盘点,定期与财务人员进行固定资产核算,确保固定资产账、卡、物相符。
 (三)固定资产的使用部门是固定资产使用、保管、维护的直接责任者,应严格遵守设备操作规程和维护保养制度,合理使用固定资产,避免人为损失。
   第五条 凡应享受假期,因工作需要未能休假经批准的专职人员,按国家有关政策发给假期工资。
    第六条 本会经费独立,不与业务指导单位或企事业单位混管。
 
佳木斯市物业管理协会印章、文件管理制度

   
第一条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人,秘书处是印章、文件管理的责任部门,各部(室)依照本管理制度履行职责。
   第二条 秘书处行文使用统一文号,即“佳物协”。“佳物协”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。
 第三条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报会长或秘书长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。
    第四条 以“佳物协”发出的各类文件需经本会会长签发。
   第五条 行文执行登记制度,由秘书处专人负责。
   第六条 各类文件行文需使用《佳木斯市物业管理协会行文呈批表》。
   第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
   第八条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《佳木斯市物业管理协会文件传阅处理表》,报秘书长或协会领导阅批。
   第九条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
   第十条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
   第十一条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。
   第十二条 “佳木斯市物业管理协会”印章使用的审批权限由本会相对应的负责人审批。
   第十三条 协会财务专用章由本会主管会计或财务负责人保管,按有关财务管理的规定使用印章。
   第十四条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,原则上不得带离本会办公场所,特殊情况需经会长或秘书长批准。
   第十五条 本会授权委托书、法定代表人证明书,经会长批准后开具;介绍信、证明书等,经会长或秘书长批准后开具,并由专人保管,留底备查。
 
佳木斯市物业管理协会重大活动备案报告制度

   
第一条 本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本行业产生重大影响的活动在规定的时间内,以备案的方式向业务指导单位和社团登记管理机关报告的行为。
   第二条 本会重大活动应当严格遵守国家法律法规和《章程》的有关规定,维护会员的合法权益,体现会员的意志,有利于促进行业的健康发展。同时,活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。
   第三条 本会重大活动的内容:
 (一)会员大会(或会员代表大会);
 (二)修改章程;
 (三)创办经济实体;
 (四)重大的学术活动;
 (五)大型的展览展销活动;
 (六)涉外(包括港、澳、台地区)活动;
 (七)开展评比、达标、表彰活动;
 (八)接受境外五万元以上的捐赠或赞助;
 (九)对本行业有重大影响的诉讼活动;
 (十)其他重大活动。
   第四条 本会做出本制度第四条内容之一的决定,从决定之日起7天内应当向相关业务指导单位和登记管理机关备案。其中,开展业内评比、达标、表彰活动的,应经会员大会(或会员代表大会)通过,并经有关部门批准后报登记管理机关审核备案。修改章程的,按照本会章程规定,在会员大会(或会员代表大会)通过后30天内,报登记管理机关核准。开展其他内容的,由协会向登记管理机关和业务指导单位书面报告即可。
   第五条 本会重大事项备案报告均以书面形式,主要内容包括:活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。
   第六条 本会重大事项备案报告送达后,经受理机关审查,认为活动有违反法律、法规和政策或本会《章程》时,本会应立即停止活动,或进行纠偏后再开展活动。
   第七条 重大活动开展结束后,需将重大活动开展成效评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况,书面报告登记管理机关和相应的业务指导单位。
   第八条 本会秘书处应及时、完整保存重大活动备案报告资料,规范归档保管。
 
佳木斯市物业管理协会信息披露制度

   
第一条 本制度所称信息披露是指将可能对本行业产生重大影响而会员尚未得知的信息,在规定的时间内,以规定的方式向会员或社会公布的行为。
   第二条 本会信息披露的内容包括定期报告和临时报告。年度报告为定期报告,其他报告为临时报告。社团登记管理机关认为有必要披露的信息,也应当予以披露。临时报告内容包括以下几方面:
  (一)会员大会(或会员代表大会)、理事会或常务理事会的决议;
 (二) 对行业发展可能产生重大影响的信息;
 (三) 本会的财务情况;
 (四) 本会接受国家拨款或者社会捐赠、资助的资金使用情况;
 (五)本会接受政府职能委托、授权、转移情况;
 (六)本会开展评比、达标、表彰活动的情况。
    第三条信息披露是本会的持续责任,本会应该忠实诚信地履行信息披露的义务。本会应真实、准确、完整、及时、公开地报送及披露信息,确保没有虚假、误导性陈述和重大遗漏。登记管理机关指定的、接受政府拨款或社会资金等信息披露的载体是公开的报刊或者佳木斯市民间组织总会网站,其他信息披露,可在本会内部刊物、网站等。
   第四条 本会发现已披露的信息有错误、遗漏或误导时,应及时发布更正公告、补充公告或澄清失实公告。
   第五条 本会理事会授权秘书处负责组织和协调本会信息披露事务。
   第六条 信息披露前应严格履行下列程序:
 (一)提供信息的部门负责人核对相关信息资料并签字确认;
 (二)秘书长进行规范性审查并签字;
 (三)会长或会长授权人签发。
   第七条 涉及到行业和社会重大影响的重大事项的披露,须报请政府相关业务指导部门同意,经充分磋商统一口径后,方能公开发布披露。
   第八条 未经理事会决议或会长授权,理事不得以个人名义代表本会或理事会向公众发布、披露本会未经公开披露的信息。
   第九条 监事会及监事个人不得代表本会向会员大会(会员代表大会)和媒体发布和披露本会未经公开披露的信息。监事会或监事向会员大会或国家有关机关报告相关人员损害本会利益或违法、违规和违反本会章程的行为时,应及时通知理事会,并提供相关资料。
   第十条 本会年度工作报告、年度财务报告应当经理事会或常务理事会审议后,向会员公布,并报社会团体登记管理机关。
   第十一条 本会应当在会员大会(或会员代表大会)、理事会或常务理事会召开之前告知会员或理事会议的时间、地点、方式及议程等事项。
   第十二条 本会应当及时将会员大会(会员代表大会)、理事会或常务理事会的决议通过本会的信息披露途径告知会员,并上报社团登记管理机关备案。
   第十三条 本会应当随时关注本行业的信息动态,对本会正常运作和会员业务发展可能产生重大影响的信息,及时告知会员。
   第十四条 本会对外信息披露的文件(包括定期报告和临时报告)要存档保管。
   第十五条 本会理事、监事及其他因工作关系接触到应披露信息的工作人员,对本会产生重大影响的未公开披露的信息负有保密的责任和义务,不得泄露未公开披露的有关信息。否则,对由此产生的不良影响负全部责任。
   第十六条 由于本会有关人员的失职给本行业造成影响时,应对其给予惩戒。
 
佳木斯市物业管理协会2011年—2014年
发展规划
为促进佳木斯市物业管理行业健康发展,加强行业自律及资源共享,特制定以下发展规划:
一、协会背景
佳木斯市物业管理协会是佳木斯市具有法人资格的行业性社会团体,是依照《社会团体登记管理条例》由佳木斯市物业管理企业以及相关企事业单位自愿结成的全市性行业组织,是提供行业服务和自律管理的具有法人资格的非营利性社会团体。
    协会的宗旨为:遵守宪法、法律、法规和国家政策,遵守社会道德风尚,依照章程独立自主开展活动。依法维护会员的合法权益,为会员提供服务;倡导行业自律和公平竞争;在会员、政府、社会之间发挥桥梁纽带作用;不断引导、培育、发展佳木斯市物业管理市场,提高物业管理服务水平,提升社会公共利益,促进佳木斯市物业管理行业的繁荣和健康发展。
    二、2010年重要工作回顾
(一)、规范管理和服务行为,打造“阳光”品牌。我市的物业管理起步较晚,针对这一实际情况,2010年我们从规范管理和服务行为入手,继续在行业内推进标准化管理,并且不断丰富内涵、充实内容、强化措施、扎实推进,充分发挥“诚信杯”竞赛考评、小区庭院绿化建设、环境卫生综合整治、旧小区综合改造、为民连心工程等载体功能,为人民群众提供“诚信服务”,使他们感受到“阳光”般的温暖。重点推行了“企业分类定档”、“小区分等定级”的管理机。实行一年一测评的动态管理。通过这种方式,扶持物业企业做大做强,提升经营、管理、服务的能力和水平,进而整合优化市场资源,促进物业行业和市场向规模化、集约化模式转变。
(二)、强化指导服务职能,提高从业人员综合素质。2010年我们以专项整治活动和培训工作为突破口,以举办经验交流会为契机,不断扶持优势企业,推行品牌战略,一批优秀的管理项目脱颖而出,拉动了我市物业服务品质快速提升。通过开展企业帮扶机制,推进世水花园、阳光绿洲晋级省级物业管理示范小区。同时,针对行业中存在的问题,先后编撰了《物业服务企业从业风险防范及法律诉讼技巧》、《规范化物业管理指导手册》等实用性书籍和示范文本,指导企业建立规范规章制度和组织架构,明晰服务方案、流程和标准,开辟各项便民利民项目,加强企业自身建设,提高风险防范意识,促进了企业经营、管理和服务水平的稳步提升。举办了多层次的专题培训,培训人员300多人次。针对小区业主委员会工作不规范、履行职责不到位的问题,举办了两期业主委员会成员培训班,并编撰了《业主委员会规范性开展工作指导手册》。通过加大物业管理人才培养,为发展物业管理事业提供了智力支持。
(三)、充分发挥物业协会桥梁和纽带作用,使之成为物业企业之家、群众之家。面对物业行业快速发展和企业数量增加的实际情况,我局充分利用物业协会自治自律的优势,建立了行业诚信承诺制度,在开展诚信承诺活动和推行会员自律公约的基础上,建立物业企业信用档案,作为企业晋升资质、考核评比、项目评优、参与招投标的基础依据,以此达到规范企业服务行为,提高诚信度的目的。在加强行业宣传,引导社会舆论上,通过主动参与行风热线,发布行业信息,加强与新闻媒体的沟通合作,积极引导正确的舆论导向,使物业管理特别是服务更加深入人心,取得了明显效果。
三、行业发展规划
2011-2014年,随着城市化进程的进一步深入,将迎来新的一轮房地产业的高速发展期。同时,我们也需清醒认识到,随着国内服务业市场也在进一步开放,佳木斯市物管市场必将如国内其它重点城市一样,吸引越来越多的物管企业参与竞逐。作为行业信息、研究成果的整合平台,在未来三年,协会将围绕着规范行业自律、引进、分享物管行业前沿理念、加强组织建设、积极建言行业法规修订、协助物价部门展开物管市场成本调研、锻造品质意识、加强常务理事与会员单位联系等方面,继续做好会员单位之间、会员单位与政府主管部门之间联系、沟通、交流的纽带,充分发挥协会的价值。
(一)加强自律,签约入会
鉴于协会群众及行业组织这一定位,为寻求淡化行政色彩与强化行业自律之间的平衡,协会拟尝试推出入会即签署自律公约方式,从倡议型的组织引导方式,向实操性、约束力更强的签约式自律形式过渡:
1、结合企业管理现状,设定自律底线,提练形成普适性较强的自律公约条款;
2、从业务指导的专业性及组织运作的独立性入手,吸引并凝聚组织;
3、逐步破除行业运作中各种“潜规则”,以清晰标准代之以“显规则”;
4、通过对公约的遵守,获得社会的认可,提升行业的公共形象,同时提升协会的凝聚力。
(二)扩大交流,博采群智
经过几年的建设完善,以佳木斯市物业管理信息网站、《佳木斯物业》为核心的信息交换渠道已逐渐成熟,并形成自身特色,成为各物管企业共享信息的主要载体。未来几年,协会将持续优化网站界面及功能,增加网站信息量,组织会员之间参观交流活动频次,以促进成功经验的复制、推广:
1、制定网站界面优化方案;
2、提高法规库的检索便利性;
3、组织对行业生存、发展影响重大的政策、法规的在线讨论;
4、尝试在线答疑、你问我答等互动方式,探讨物管实务中的疑难杂症;
5、组织会员单位之间、各城市优秀项目之前的参观交流联谊活动;
6、邀请知名物管企业与本土物管企业举办高峰论坛;
7、推进常务理事联系会员制度,加强同行往来,互学互帮,共同提升。
(三)完善制度,凝聚组织
作为行业自律组织,协会将严格按照既定章程及各项制度的相关要求,规范运作,促进物管市场的有序公平竞争:
1、与时俱进,适时对章程进行修订、完善;
2、建立定期沟通制度,实现松散型向紧密型组织的逐步过渡;
3、完善会员诚信档案,建立会员准入及清退机制,保证组织的纯洁性;
4、物管相关法规的意见征询制度常规化,确保收集到有价值的参考意见。
5、根据“业必归会”原则,进一步扩大组织成员及影响力。
(四)提升品质,区分档次
目前佳木斯市物管市场依托于开发商的基本格局,短期内不会改变。越来越多的开发建设单位意识到优质物业服务对于销售的拉动作用,逐步加大在物业管理上的投入,协会关注到这一可喜变化,并以此为契机,结合市物业服务等级标准,组织、倡导提升行业品质系列活动:
1、收集、整理、提炼物业管理紧急预案,推出各类预案的范本文件;
2、对典型投诉进行归类解析,建立投诉案例库,供会员借鉴参考;
3、持续推进物业管理示范项目考评工作,并尝试组织考评前的会诊、培训;
4、通过暗访形式,组织体验式服务质量评估,为企业提供独立客观的体验报告;
5、组织企业专业人员,开展节前“你攻我防”的安全预案测试评估活动;
6、积极参与各行业社团组织的星级评定,结合评选周期,完成提升星级的申报、不断提升物管协会在各社团组织中的领先地位。
(五)研究法规,把握政策
及时掌握物管相关法规动态,组织专家进行分析解读,并在意见征询阶段提出理据充分的建设性意见,传递行业声音,达成民生、社会、企业共赢的良好结果,是未来三年协会的另一项重点工作:
1、成立物管法规研讨专家委员会,争取在法规制定阶段积极施加行业影响;
2、关注有代表性的物业相关民事诉讼案例,对影响面广的判例提出意见;
3、对被摊派到物业企业的政府职能工作进行梳理,厘清权责边界并主导沟通;
4、选择性下发对维稳、民生有利,不增加物管企业额外负担的政府文件;
5、对物管企业呼声强烈,政策法规滞后的物管领域立法积极动议,填补空白:
6、组织企业与建设、工商、税务、公安等相关部门进行联谊交流活动。
(六)深化培训,引进实操
通过培训强化标准,提升服务品质,是以服务为主导产品的物管企业不可或缺的重要途径。未来三年,协会将在从业资质培训的基础上,深入挖掘、引进内外部师资力量,并结合实操方式,为会员企业提供灵活丰富的菜单式培训科目:
1、定期开展常规资质培训,把好从业人员质量关:
A、物业管理从业人员岗位培训
B、物业管理项目经理执业技能培训
C、物业管理从业人员岗位证书复检验证继续教育培训
D、物业管理师考试培训及串讲
2、针对管理难点及会员需求,展开专项培训
A、高端项目服务礼仪培训
B、酒店金钥匙客服资质培训
C、佳木斯市物管法规培训
D、典型客户投诉及物管诉讼案例分析
3、创新性推出物业管理实操培训
A、会议组织及团队沟通训练
B、建立安全管理实训基地,组织各种突发状况的应急处理比武
C、建立给排水、供配电等设备实操间,为企业检验工程技术人员实操水平
(七)规范运作,纯洁团队
规范、自律是一个行业组织获得会员及社会认可的必备要件。在政府职能部门的指导及企业的支持下,协会将进一步加强行业自律,加大对违规企业的曝光力度,以规范、透明的运作赢得社会地位。
1、建立网上曝光台,公布明显违反政策法规,扰乱市场正常秩序的企业;
2、对形成一定的社会负面影响的重大物管类投诉进行跟踪调查;
3、对拖欠会费,不承担会员责任的成员,定期进行梳理、清退;
4、组织对物管企业强制性政策落实状况的抽查,督促企业依法经营。
(八)价格监审,配合摸底
受佳木斯市房地产行业主管部门及物价部门委托,协会拟牵头进行佳木斯市各物管企业经营现状的调查,这一重要工作,将为政府主管部门提供翔实、专业的分析数据,为佳木斯市物管收费标准的调整政策提供有力的依据:
1、成立价格调查小组,组织各物业企业的成本申报工作;
2、收集汇总各申报数据,分析整理后形成高、中、低端物业、高层、多层物业、住宅、写字楼物业分类的价格摸底数据;
3、根据价格摸底结果,与政府主管部门进行沟通,并安排企业代表举办价格听证活动;
4、促成佳木斯市物业价格根据实际成本进行适度调整,为企业获得必要的生存有良展资源争取宽松的政策支持。
随着外向型经济的萎缩、人工红利的消减,中国经济从高速增长向平稳缓增过渡,政府对房地产调控措施日趋严厉,关联度较高的物业管理行业必受影响。尤其是今年以来CPI指数攀升屡创新高,国家对民生领域的关注密切,也决定了近年国家或地方放宽物管指导价的可能性较小。而另一方面,人工及物料成本的飞涨,对本已利润微薄的物管企业而言更是雪上加霜。已充分市场化的物管市场,将迎来更为激烈的竞争态势。佳木斯市物业管理协会将充分发挥行业组织作用,协调解决发展中的矛盾与困难,促进佳木斯市物业管理行业走上规范、健康的可持续发展之路。
 
 
 
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