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协会行政管理制度
发布日期:2016-06-28 11:07:47

 

为规范协会内部管理和办事程序,提高工作效率,更好地为会员服务,根据《佳木斯市物业管理协会章程》,制定本制度。
一、会议制度
(一) 常务理事会会议制度
1、常务理事会会议每季度召开一次,常务理事会会议需有2/3以上常务理事出席方能召开,其决议须经半数以上常务理事通过才能生效。
2、常务理事会会议由会长召集和主持,或由会长委托副会长、秘书长召开。
3、常务理事会会议通常由冠名的常务理事参加,特殊情况,可委托本单位的其他人参加。如会议需要,也可邀请相关人员列席常务理事会议,但列席人员没有表决权。
4、常务理事会会议的主要任务是贯彻落实理事会会议决议、决定,处理理事会授权的重大事项。提出年度工作计划,指导常设机构开展工作。听取常设机构负责人的工作汇报,研究解决常设机构提出的问题,对常设机构的工作进行监督、考核。
5、常务理事会会议议题通常要事前通报各常务理事,以便会上充分发表意见,提高议事效率。
6、常务理事会会议由办公室负责记录,会议的决议、决定等重要事项要形成纪要下发,以便贯彻实施。
(二) 理事会会议制度
1、理事会会议每半年召开一次,理事会会议需有2/3以上理事出席方能召开,会议决议需半数以上理事通过才能生效。
2、理事会会议由会长召集和主持,或由会长委托副会长、秘书长主持召开。
3、理事会会议参加人员为冠名理事,如因会议需要,可召开理事扩大会议,邀请有关人员列席会议。但列席人员没有表决权。
4、理事会会议的主要任务是根据协会组织章程的规定,讨论决定协会的重大事项。
5、理事会会议由办公室做好记录,对重大问题的讨论要形成会议纪要,以便贯彻实施。
(三) 办公会议制度
1、办公会议是协会常设机构的工作例会,每周一召开,无特殊情况,工作人员都应参加。
2、协会办公会议由秘书长主持召开。
3、办公会议的主要内容是跟踪反馈当前工作实施进展情况,安排部署新的工作任务。
4、协会办公会议由办公室干事做好记录,对布置的重要工作,要以书面形式做出分工安排,确保每项工作的落实。
二、文印资料管理制度
1、办公室负责协会文件、档案资料、印鉴、介绍信的管理。
2、按规定办理文件的接收、登记、传阅、回收和归档,做好保密工作。
3、经常及时地做好协会大事记、政策法规、活动图片、会员档案、行业资料的收集、整理和充实完善工作。
4、严格介绍信和印鉴使用手续。出具协会介绍信,加盖协会印章要经秘书长批准,重大事项要经会长(法人代表)批准。一般不准开具空白介绍信。对外使用印章、介绍信,使用人必须在存根上签名并注明事由。
5、协会文档资料要尽量对会员开放,方便查阅,为会员服务。但非会员单位查阅协会资料要经领导同意。
三、上下班考勤及请销假制度
为严肃劳动纪律,提高工作效率,维护协会的良好形象,特制定如下规定:
1、协会常设机构执行国家行政事业单位的工作作息制度。上午:8:30—12:00;下午:1:30—5:00。
2、准时上下班,不得迟到、早退。因公外出要事先请假或报告。
3、严肃上班秩序。上班时间禁止打牌、下棋、玩游戏、上网娱乐等。
4、工作人员享受国家法定的节假日,探亲假和公休假等按国家有关规定办理。特殊情况需加班时,可在当月内调休。
5、严格请销假制度。常设机构主要领导请假,由会长批准;其他工作人员请假,由秘书长批准。病假工资按国家有关规定办理。事假一天以上(含一天)按比例扣发工资;一月以上,自动解除合同。无故不上班按旷工计,旷工一天按本人日工资额的三倍扣发并做出相应检查,累计旷工三天以上解除劳动合同。
6、上下班考勤由办公室负责,考勤情况列入年终考核内容。
四、咨询服务和投诉处理制度
为做好咨询服务和投诉受理工作,有效保障业主和会员的合法权益,提高服务质量,维护物业管理行业形象,特制定如下规定:
1、设立物业管理专家咨询服务热线。由常务理事和常设机构工作人员负责接听解答,为广大业主和会员提供政策咨询和物业管理专业化咨询,促进行业健康发展。
2、设立协会投诉监督电话,号码在协会网站和杂志上公布,公开接受社会投诉。
3、协会秘书处负责日常接听电话、接待来访、受理投诉的工作。
4、秘书处接到投诉后,应在第一时间及时处理。当时能回复处理的当即处理;当时处理不了的应做好记录,及时向协会领导或有关部门汇报。一般性投诉,在3个工作日内,完成调查、核实和处理,将处理情况反馈给投诉人。重大事项投诉,在5个工作日内完成调查、核实、处理和反馈。
5、投诉处理完毕后,秘书处应将有关资料整理归档。
    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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